Giao việc hiệu quả – một trong những kỹ năng mà người làm chủ, làm quản lý đều cần phải trang bị cho mình trong việc điều hành. Trong suốt hơn 15 năm làm việc tại ngân hàng và khởi nghiệp kinh doanh, Trung cũng nhiều lần va vấp vào nhiều tình huống công việc không như mong muốn do nhân sự không thể thực hiện được đúng như kỳ vọng của mình. Từ những bài học đó, bản thân Trung đã học tập, rút kinh nghiệm và đưa ra bài học của mình trong việc quản trị nhân sự; đặc biệt là cách giao việc hiệu quả để nhân sự có thể đón nhận và thực hiện một cách tốt nhất.
Trong bài chia sẻ này, Trung chia sẻ công thức giao việc mà mình đã học được, công thức này đã giúp bản thân Trung có thể an tâm mỗi lần giao việc gì đó cho nhân sự, đặc biệt là các công việc khó, đòi hỏi phải có kỹ năng và sự nhạy bén. Công thức này bao gồm 4 bước như sau:
Bước 1. Tự Làm Công Việc Trước – Hiểu Rõ Công Việc Trước Khi Chuyển Giao
Tại sao cần tự làm công việc trước?
Người chủ hay leader cần hiểu rõ và nắm vững công việc trước khi chuyển giao cho nhân viên. Khi bạn tự làm công việc này, bạn sẽ biết được các quy trình, khó khăn và những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó. Điều này giúp bạn trở nên tự tin hơn khi giải thích và hướng dẫn cho nhân viên của mình.
Trước đây, khi Trung chưa biết và có kinh nghiệm trong kỹ năng này, nhiều lần bản thân giao việc cho nhân viên nhưng lại quá sức của các bạn hoặc không nằm trong phần việc mà các bạn muốn học tập để có thể làm. Từ đó dẫn đến hai luồng suy nghĩ trong nhân sự
Nhân sự phản kháng: Sẽ có những nhân sự tiếp nhận với thái độ gượng ép, khó chịu dẫn đến làm qua loa, hời hợt… thậm chí không đạt được kết quả thì sẵn sàng nói “anh làm thử đi thì biết.”
Nhân sự đồng thuận: Có một số người có trách nhiệm cao, luôn muốn chứng minh năng lực của bản thân mình thông qua thực hiện tốt các nhiệm vụ. Tuy nhiên, một số trường hợp nhận việc lại quá sức đối với họ, dẫn đến họ cố gắng làm nhưng vẫn không đạt được kết quả như kỳ vọng => họ áp lực và ngày càng tiêu cực.
Dù thế nào, cả hai trường hợp trên đều dẫn đến nhân sự không được thoải mái, áp lực và càng ngày tiêu cực nên năng lượng làm việc ngày càng xuống. Sự gắn bó với công việc không được bền và có thể nghỉ việc bất kỳ lúc nào.
Việc tự làm công việc đó để hiểu rõ tường tận, hoặc bạn có thể nghiêm cứu đào sâu để biết được cách làm, những cách cải tiến và những gì cần để công việc đó có thể hoàn thành tốt nhất trước khi giao cho nhân sự thực hiện.
Bước 2. Làm Cùng Nhân Viên
Sau khi đã tự mình thực hiện công việc, bước tiếp theo là làm cùng nhân viên. Việc này giúp bạn và nhân viên có cùng tư duy, hiểu biết và cách tiếp cận công việc. Nó cũng giúp xây dựng mối quan hệ tin cậy và sự hỗ trợ lẫn nhau.
Khi bạn làm cùng nhân viên, sẽ có sự hiểu và đồng cảm, sự hướng dẫn từ bạn và dẫn dắt ngay từ lúc bắt đầu sẽ giúp nhân viên bạn bớt bỡ ngỡ công việc.
Trung kể cho bạn nghe một câu chuyện của chính công ty mình: Những ngày đầu khi mới triển khai livestream bán hàng cho công ty, Trung đã tự làm mọi việc, từ setup máy điện thoại quay, chuẩn bị sản phẩm và kịch bản nói chuyện với khách hàng của mình. Sau khi làm thuần thục, Trung hướng dẫn một bạn khác vào phụ tiếp giúp trong buổi live để bạn xuất hiện làm quen với ống kính.
Trung tự thực hành livestream
Sau một thời gian, Trung cùng bạn này sẽ đối đáp với nhau để hướng dẫn bạn thích nghi và luyện kỹ năng nói chuyện và tư vấn sản phẩm.
Giai đoạn này Trung gọi là giai đoạn chuyển giao bằng cách làm cùng nhân viên.
Bước 3. Giao Việc Và Hỗ Trợ Nhân Viên
Khi nhân viên đã hiểu và có khả năng thực hiện công việc, bạn có thể bắt đầu giao việc cho họ phụ trách. Tuy nhiên, việc giao việc không có nghĩa là bạn bỏ qua việc theo dõi và hỗ trợ. Bạn cần quan sát, chủ động hỗ trợ và góp ý để nhân viên làm tốt hơn.
Trong câu chuyện tổ chức livestream ở trên của Trung, sau khi bạn nhân viên đã thích nghi và làm quen, có thể tự mình livestream mà không cần Trung bên cạnh, lúc này Trung sẽ rút ra để nhường lại sân khấu cho bạn ấy và đứng ngoài để hỗ trợ khi cần.
Nhưng lần livestream một mình đầu tiên của bạn, cũng gặp nhiều trục trặc, hồi hộp và chưa tự tin lắm, nhưng sau vài lần, bạn đã trở nên thuần thục và quen với công việc. Khi bạn cần hỗ trợ gì thì Trung sẽ là người đáp ứng để bạn có thể thực hiện công việc đó một cách tốt nhất.
Bước 4. Bàn Giao Công Việc Và Kiểm Soát Chất Lượng
Khi nhân viên đã thành thạo công việc và có thể tự mình giải quyết các vấn đề phát sinh, bạn có thể hoàn toàn bàn giao công việc cho họ. Lúc này, việc kiểm soát chất lượng công việc là rất quan trọng để đảm bảo rằng công việc được thực hiện đúng tiêu chuẩn và hiệu quả.
Sau này, mọi việc khi mà đã bàn giao cho nhân sự làm việc thuần thục, Trung sẽ kiểm soát bằng những hoạt động, con số kết quả… do bản thân mình đã trực tiếp tham gia vào công việc đó nên mình hiểu rằng đâu là phần quan trọng cần kiểm soát và yêu cầu nhân sự điều chỉnh để mang lại hiệu quả cao nhất.
Kết Luận
Chuyển giao công việc hiệu quả là một quá trình gồm nhiều bước từ việc tự mình thực hiện công việc, làm cùng nhân viên, giao việc và hỗ trợ, đến việc kiểm soát chất lượng khi nhân viên đã trở thành chuyên gia. Bằng cách tuân thủ các bước này, bạn không chỉ giúp nhân viên phát triển mà còn tối ưu hóa hiệu quả làm việc của cả đội ngũ. Đây chính là bí quyết để xây dựng một đội ngũ nhân viên mạnh mẽ, tự tin và luôn sẵn sàng đối mặt với mọi thử thách trong công việc.
Nguyễn Quốc Trung
