Khởi Nghiệp Thành Công Bền Vững Từ Công Thức PDCA

Qua hơn 10 năm làm kinh doanh, Trung đã trải qua nhiều giai đoạn thăng trầm của việc khởi nghiệp. Từ những lúc bắt đầu ra trường và khởi động doanh nghiệp đầu tiên của mình, với những ước mơ của tuổi trẻ và góc nhìn “màu hồng” trong khởi nghiệp nhưng lại thiếu đi nhiều kỹ năng và cũng thực hiện các công việc chỉ theo bản năng của mình mà không có chút gì gọi là bài bản, kế hoạch, đánh giá, đo lường,… mà hầu như mọi việc làm đều xuất phát từ sự vụ, đụng đâu làm đó.

Sau ngần ấy thời gian, nhiều mất mát lớn đã xảy ra và cũng nhiều thành công đạt được, Trung nhận ra làm gì cũng phải có một sự chuẩn bị trước, phải có các phương án dự trù, phải đánh giá và đo lường thì mới mong rằng tỷ lệ thành công nhiều hơn thất bại. Thất bại là việc chắc chắn sẽ xảy ra, quan trọng là lớn hay nhỏ, có xoay chuyển thất bại đó thành những thành công được không… nên chúng ta hãy sẵn sàng đón nhận thất bại như một món quà kinh nghiệm cho mình. Thất bại là tốt, nhưng đừng để nó xảy ra quá nhiều, hãy nâng tỷ lệ thành công lên cao hơn, nhiều hơn thất bại bằng cách làm việc nghiêm túc, có đầu tư, có kế hoạch và có những sự đánh giá, chỉnh sửa kịp thời.

Bài viết này, Trung chia sẻ với bạn công thức mà Trung và những người bạn kinh doanh của mình đã áp dụng để chèo lái doanh nghiệp đạt được nhiều thành tựu nhất định. Một công thức được nhiều tập đoàn lớn trên thế giới sử dụng để đưa doanh nghiệp lớn mạnh vươn tầm. “Đó là Chu trình PDCA”.

PDCA (Plan-Do-Check-Act) là một chu trình cải tiến liên tục được phát triển và phổ biến bởi W. Edwards Deming, một nhà thống kê người Mỹ, nhưng nó bắt nguồn từ những tư tưởng quản lý chất lượng tại Nhật Bản. Sau Thế chiến II, Deming đã đóng góp rất lớn trong việc giúp các công ty Nhật Bản cải thiện quy trình sản xuất, quản lý chất lượng và năng suất lao động. Chính vì thế, mặc dù Deming là người Mỹ, PDCA lại được phát triển mạnh mẽ và ứng dụng rộng rãi ở Nhật Bản, nơi được coi là “quê hương” của nhiều phương pháp quản lý chất lượng hiện đại. PDCA là một phần quan trọng trong các phương pháp quản lý của Nhật Bản, đặc biệt là trong các công ty nổi tiếng như Toyota, đã sử dụng nó để liên tục cải thiện sản xuất và hiệu quả kinh doanh.

P – PLAN: LẬP KẾ HOẠCH

Đây là bước khởi đầu trong chu trình PDCA, Lập kế hoạch để chúng ta biết được mình đang muốn đạt được những gì, để đạt được thì cần phải có những chiến lược như thế nào, sử dụng các nguồn lực đang có ra sao để hoàn thành mục tiêu đó. 

Với kinh nghiệm của Trung, mỗi năm, Trung và các bạn cộng sự của mình sẽ dành 3 tuần cuối của tháng 12 để lập kế hoạch cho năm tiếp đến. Như ở Đồ Nghề Tự Chọn – công ty của Trung khởi nghiệp trong lĩnh vực kinh doanh bán lẻ; thời gian 3 tuần cuối của tháng 12 hàng năm sẽ ngồi xác định lại một số mục tiêu:

– Dự kiến kết quả đạt được trong năm đó: Lợi nhuận, doanh thu, chi phí,…
– Lên MỤC TIÊU năm sau: Lợi nhuận, doanh thu, số lượng nhân sự, các sản phẩm chủ lực, các nhóm khách hàng mở rộng…
– LẬP KẾ HOẠCH đưa ra các chương trình kinh doanh và các hành động cần phải làm để đạt được những mục tiêu đó.

Phần lập kế hoạch này rất quan trọng, giúp cho công ty của chúng ta sẽ đi đúng như định hướng, nhân sự làm việc đúng theo lộ trình, không bị lan man phân tán và sẽ chủ động trong từng công việc của mình. Tương tự kế hoạch của năm, từng Quý Trung sẽ dành ra 3 ngày cuối của Quý đó để xây dựng kế hoạch cho Quý tiếp theo; hàng tháng sẽ dành 3 tiếng của những ngày cuối tháng để lập kế hoạch cho tháng tiếp đến; hàng tuần dành 30 phút để lập kế hoạch công việc của tuần tiếp theo.

D – DO: HÀNH ĐỘNG TẠO KẾT QUẢ

Kế hoạch chỉ là kế hoạch và không thể biến thành kết quả nếu thiếu đi hành động. Bước tiếp theo trong chu trình PDCA là D – Do: Hành động theo kế hoạch đã được lập ra đó.

Một MỤC TIÊU LỚN sẽ được hoàn thành từ những HÀNH ĐỘNG NHỎ và LIÊN TỤC. Bám sát các chương trình đã được lập ra từ trước, Trung cùng nhân sự của mình phân công xem ai sẽ là người làm và bắt tay vào làm theo nhiệm vụ đã phân công. Từ việc chưng bày showroom, bán hàng, marketing, tiếp thị trực tiếp, liên hệ tìm sản phẩm mới, chăm sóc khách hàng… sẽ được bố trí cụ thể cho từng nhân sự và các bộ phận phải tổ chức một cách trơn tru, đồng bộ để công việc suôn sẻ thuận lợi đạt kết quả cao.

Cứ như thế, theo kế hoạch của Năm, Quý, Tháng, Tuần: cả team sẽ có những công việc rất cụ thể và bám sát để làm. Một thất bại trước đây của Trung là làm theo bản năng, không có kế hoạch gì cả mà bắt tay vào làm theo cảm tính, đụng đâu làm đó. Có những lúc vắng khách, không biết làm gì, cả team chỉ ngồi chơi đùa mong khách đến, thậm chí còn “tâm sự tiêu cực” khiến mọi việc trở nên tồi tệ hơn.

C – CHECK: KIỂM TRA ĐO LƯỜNG

Đây là bước kiểm tra, đánh giá và đo lường các hành động của chúng ta có hiệu quả hay không, có mang đến kết quả như mong muốn để đạt được mục tiêu tổng hay không. Việc này đòi hỏi chúng ta phải phân thời gian dành cho nó vì nó giúp cho doanh nghiệp nhìn nhận lại các hoạt động có thực hiện đúng như kế hoạch đã lập ra từ trước hay không. Bước này giúp phát hiện ra những vấn đề tồn đọng khiến cản trở sự phát triển, cũng như phát hiện ra những giải pháp tối ưu hơn giúp kết quả đạt được nhanh hơn.

Mỗi lần tổ chức khuyến mãi tại công ty Đồ Nghề Tự Chọn thường diễn ra trong vòng 1 tháng, cứ vào mỗi tuần thì Trung và team quản lý của mình sẽ rà soát lại các số liệu và công việc của các bạn nhân sự xem chương trình diễn ra có như dự kiến hay không, có gì cần điều chỉnh để tốt hơn hay những gì cần rút kinh nghiệm khi nhận được phản ánh của khách hàng. 

A – ACT: CẢI TIẾN LIÊN TỤC

Sau khi kiểm tra, đo lường những hành động trong kế hoạch, chúng ta sẽ rút ra rất nhiều kinh nghiệm và tiến hành cải tiến, chỉnh sửa. Có những trường hợp chúng ta có thể chỉnh sửa ngay để hiệu quả cải thiện ngay lập tức, có những trường hợp rút ra bài học để lần tới triển khai sẽ được hiệu quả hơn, tránh mắc phải các sai lầm như trước.

Những cải tiến này sẽ được đưa lại bổ sung vào bước đầu tiên P – PLAN: Lập kế hoạch cho kỳ tiếp theo hiệu quả hơn.

PDCA không chỉ áp dụng trong công việc kinh doanh mà PDCA còn áp dụng trong mọi lĩnh vực của đời sống. Khi muốn có một kết quả nào đó về: Sức khỏe, tài chính, sự nghiệp, mối quan hệ,… bạn đều có thể áp dụng PDCA vào để có kết quả tốt nhất.

LẬP KẾ HOẠCH là bước chuẩn bị cho những THÀNH CÔNG.

HÀNH ĐỘNG là bước mang THÀNH CÔNG đến. 

KIỂM TRA là bước giúp THÀNH CÔNG đến nhanh hơn.

CẢI TIẾN là bước giúp THÀNH CÔNG lớn hơn.

Mong rằng bài viết về quan điểm của Trung khi ứng dụng PDCA vào công việc và cuộc sống của mình sẽ giúp cho bạn áp dụng được để có cuộc sống và sự nghiệp tốt hơn mỗi ngày.

Nguyễn Quốc Trung – Tác giả, doanh nhân, nhà đào tạo tư vấn chiến lược Marketing và bán hàng đa kênh.